Open Space+

Open Space+ er en mødeform, der lader deltagerne bruge kræfterne på de diskussioner de brænder mest for.  Resultatet er en energiudladning uden sidestykke. Vi har lånt grundteknikken af amerikaneren Harrison Owen og lagt vores egne erfaringer til. 

Open Space er afprøvet med succes i forsamlinger på hundredvis af mennesker. Principielt er der intet i vejen for at åbne for 1000 personer og lade det foregå i et eller flere kæmpetelte i den lune del af året. Derved bliver det også en event, der kan tiltrække sig opmærksomhed udefra. Den klassiske Open Space egner sig ikke til alle formål. F.eks. er det ikke let at samle dagens resultater på en overskuelig måde. Den lader sig heller ikke anvende under alle forhold. Hvis der f.eks. er mindre end en arbejdsdag til rådighed, stilles der særlige krav for at arrangementet bliver vellykket. Og nogle deltagergrupper er utrygge ved at blive kastet ud i ”gruppearbejde”. Dansk Kommunikation har udviklet en række procesværktøjer, som kan afhjælpe de fleste problemer. Vi har også gjort det overskueligt for deltagerne at rapportere skriftligt i løbet af konferencen. Resultaterne kan efterfølgende redigeres sammen til en flot designet bog, som deltagerne og andre modtager 14 dage efter seminaret. Vi kalder modellen for Open Space+.

Open Space+ kan afvikles ret billigt, sammenlignet med andre seminartyper – dog lidt afhængig af, hvor meget EDB, arrangørerne har til rådighed. Men arrangementet kræver, at ikke mindst ledelsen er parat til at slippe tøjlerne og spille med på lige fod med andre deltagere. Det er også en form, der kræver tid. Man skal ikke gå i kast med den, hvis man har mindre end 4-5 timer tilrådighed, og de fulde muligheder viser sig først, hvis man lader den køre over to dage.

Open Space som metode

Open Space er ikke en mødeform der bruges meget i Danmark. Mærkeligt nok foretrækker vi møder og konferencer, hvor 90 pct. bare sidder passive og lytter (hvis de altså gør det!). I andre lande som vi normalt ikke synes er så gode som vi til det med demokrati og dialog som vi, bruges Open Space derimod mere.Måske har vi noget at lære.

Siden 1985 er det blevet afholdt i hundredvis af arrangementer i USA, Latinamerika, Afrika og Asien. Der er gennemført Open Space med mellem 10 og 1000 deltagere. Normalt varer arrangementerne to eller tre dage,men de giver også udbytte i kortere versioner.Open Space er særlig velegnet, hvis der er behov for at få indgroede ”stammestridigheder” til at gå over i noget konstruktivt, hvor det er vigtigt at deltagerne engagerer sig på egne vegne – og hvor løsningen ikke er givet på forhånd. Der er gåseøjne omkring ordet ”stammestridigheder”, for normalt er deltagerne bare ansat forskellige steder i den samme virksomhed eller de har forskellige synspunkter og interesser i en eller anden sag. Open Space Technology er dog også blevet brugt f.eks. i forsoningsarbejdet i Sydafrika efter afskaffelsen af apartheid og i adskillige forsøg på at mægle i interessekonflikter mellem myndigheder og klemte folk eller minoriteter. Det har fungeret godt – og undertiden fremragende, endda selvom deltagerne ikke talte samme sprog!

Ånden i det åbne rum

Kunsten at få Open Space til at lykkes består i to ting. Dels skal man etablere den rette ånd i arrangementet.Dels skal man have deltagere, ikke mindst en evt. ledelse, til at acceptere spillereglerne. Det kræver i praksis en del facilitering, navnlig hvis tiden er knap Den grundlæggende teknik i det klassiske Open Space er dog ret enkel. Deltagerne tager plads i en rundkreds, evt. i koncentriske cirkler med en god, rund plads i midten. Efter en hurtig instruktion fra mødelederen, inviteres interesserede ind i midten, hvor de skriver deres navn plus det emne, de ønsker at diskutere, på en post-it-seddel, og sætter den op på væggen. Væggen er inddelt i tidspunkter og diskussions-steder/møderum, og man vælger altså et tidspunkt og et sted... efter først til mølleprincippet. Bagefter siger man lige i mikrofonen, hvem man er, og hvad man gerne vil diskutere.

Debatdirektører

Emnerne skal være nogen man føler noget for – og som man gerne vil påtage sig ansvaret for at få diskuteret.Det skal ikke nødvendigvis være noget man ved en masse om og man skal ikke holde foredrag om det, bare sige to tre sætninger. Man må foreslå et eller flere emner – eller ingen, som man nu synes. Men kun ét per session – og det skal være noget man har på hjerte her og nu. De enkelte sessioner varer 1½ time, og ligger i umiddelbart forlængelse af hinanden – altså uden pauser(deltagerne holder selv pause, når de har lyst). Den ansvarlige for diskussionen er ordstyrer og har ansvar for afrapporteringen. Her afviger varianten fra det mere klassiske Open Space. I Open Space+ gøre den ansvarlige til ”Direktør” og gruppens opgave er at hjælpe direktøren frem til de bedst mulige konklusioner. Omvendt er Direktøren ikke forpligtet til at referere debatten eller at følge gruppens flertal, men kun til at udtrykke sine tanker så godt som muligt. Evt. kan der ydes hjælp til formuleringen. Konklusionen lægges ind i et på forhånd defineret format på de opstillede pc'ere, således at det er let at håndtere for den skrivende direktør, men også let at redigere. Når væggen er tilstrækkeligt fuld åbnes ”markedspladsen”. Alle deltagere går hen til væggen, og skriver sig på de sedler, de finder mest interessante. Normalt indledes også en hel del forhandlinger om at slå grupper sammen, lægge dem på forskellige tidspunkter osv., så alle kommer til at bruge dagen på de diskussioner, der optager dem mest.

Ost-principperne

Der findes nogle principper for Open Space og en enkelt regel, som kan være gode at have i baghovedet: De fire Open Space principper lyder:

1. Det er altid de rigtige folk, der er her.

2. Det eneste der sker er det der kan ske

3. Det starter når det starter

4. Det slutter når det er forbi

Filosofien bag reglerne er nogenlunde som følger:

1. Det vigtige er ikke hvem eller hvor mange der dukker op i arbejdsgrupperne, men hvad der foregår.Nogle af verdens bedste samtaler foregår som bekendt, når der kun er to personer til stede. Hvis ordstyreren er den eneste, der dukker op, så kan hun jo overveje, om der er noget galt med ideen, omverden måske bare ikke er moden til den endnu – og gå ind i en anden gruppe. Hun kan også gå i gang med at udvikle ideen selv. Hvornår har man sidst haft 1½ time til at formulere en idé?

2. Diskussioner, der skal frembringe noget nyt bliver som regel bedst hvis man ikke klamrer sig alt for meget til de idéer man havde da man kom, så man skal prøve at lade være med at undre sig over, at diskussionen tager en anden retning end man havde forestillet sig – og være til stede, forberedt på overraskelser.

3. Inspiration og andre lykkelige øjeblikke indtræffer ikke på minutten. Det vi ikke forlanger af Metroen, skal vi heller ikke forlange af hinanden. Kommer man hen et sted, hvor der skulle starte noget kl. 15 er der altså ikke nogen garanti for, at det også er tilfældet. Så må man improvisere.

4. Man kan godt komme ud for møder, hvor man har fornemmelsen af, at alt vigtigt blev sagt i løbet af de første 20 minutter, og derefter føler man sig så forpligtet til at koge stadig tyndere suppe på4pølsepinden. Lad være med det. Når det slutter, så er det forbi …og omvendt... hvis diskussionen er interessant nok, så kan man selvfølgelig fortsætte den, også selvom det går ud over den fastsatte tidsplan. Den skal man ikke lade sig styre af.

Der er faktisk kun én lov, men den er også vigtig:

De to fødders lov§ 1. Enhver, der befinder sig i en sammenhæng, som han eller hun ikke bidrager til eller lærer noget af,er forpligtet til at bruge sine fødder og gå et mere produktivt sted hen.

Loven understreger, at det er den enkelte deltager, der har ansvaret for at tiden bruges bedst muligt. Arrangørerne skal sørge for rammerne. Det ligger således også i Open Space tankegangen, at deltageren skal kunne få opfyldt sit behov for mad, drikke, snacks, pauser og også frisk luft, når behovet opstår - ikke når det passer arrangørerne. Selvom OST-reglerne er få og enkle repræsenterer de alligevel et radikalt brud med almindelige arbejds- og mødeformer. F.eks. vil mange opleve det som uhøfligt at rejse sig og gå, hvis de ikke kan få noget fornuftigt ud af den diskussion, de andre fører. Det ”organiserede anarki” kan også virke angstprovokerende på nogle,så de lukker i som østers eller bliver irritable og ukonstruktive. Endelig er det vigtigt at ledelsens rolle er helt afklaret på forhånd.Det bør ske forud for arrangementet, hvor mødeteamet frames, facilitator får indtryk af deltagernes kapaciteter og interne relationer og hvor det fastlægges, hvilke af de procesunderstøttende værktøjer fra”Open Space plus kassen”, der kan gøre nytte i sammenhængen.

Open Space Teknologien er oprindeligt udviklet af amerikaneren Harrison Owen, der også har forfinet teknikkerne gennem snesevis af arrangementer over hele verden. Vil man vide mere er der godt stof i Owens egne bøger: ”Tales From Open Space”, ”Expanding Our Now, The Story of OpenSpace Technology” samt ”Open Space Technology – A Users Guide”, der gør det realistisk for defleste at anvende denne mødeform. En mere uafhængig beskrivelse kan findes i Bunker og Albans ”Large Group Interventions”